Rôles des parents


Le Règlement Intérieur de l’Association prévoit que ses membres participent à la vie de la crèche de trois façons : une contribution financière, une permanence et une responsabilité liée au fonctionnement et à la gestion de l’Association à travers un rôle spécifique attribué. Il existe autant de rôles que d’enfants inscrits.

BUREAU

Le bureau assure le suivi opérationnel du fonctionnement de la crèche. Il établit les propositions de décisions qui sont votées en assemblée générale.  

1.      PRÉSIDENT

  •  Il préside l’assemblée générale, coordonne les postes et répartit le travail. Il est juridiquement responsable de l’Association et à ce titre :
  • Il est responsable des Statuts et du fonctionnement conforme de l’Association.
  • Il veille à effectuer la Déclaration du bureau à la préfecture.
  • Il garantit le suivi, la mise à jour et l’application du Règlement de fonctionnement et du Projet d’établissement.
  • Il est titulaire du compte bancaire de l’Association.
  • Il est responsable de la validité des autorisations administratives : Autorisation de fonctionnement (Département de Paris) et Autorisation d’utiliser les locaux (Préfet de Paris).
  • Il veille à la bonne exécution des décisions de l’assemblée générale.
  • Il gère les relations avec l’OPAC à qui nous louons les locaux.
  • Il assure la veille sur les évolutions de la réglementation et des relations avec les partenaires. Il représente l’Association lors des contacts extérieurs à enjeux.
  • Il s’assure de la bonne ambiance générale et règle les éventuels malentendus.

Pour ce poste, une connaissance globale du fonctionnement de la crèche est nécessaire.

2.      VICE-PRÉSIDENT

Il accompagne l’activité du Responsable Technique et de l’équipe. Il épaule le Responsable Technique dans toutes ses décisions et fait respecter les règles de fonctionnement au sein de la crèche.
Il relaie les demandes des parents auprès de l’équipe et en assure le suivi.
Il est l’interlocuteur privilégié du Responsable Technique pour toutes questions relatives aux parents et au bon fonctionnement de la crèche.

Recrutement / contrat :

  • Il reçoit délégation du Président pour le suivi des contrats des salariés en accord avec la convention collective et est aidé dans cette tâche par le responsable de la gestion des paies et du responsable des formations.
  • Il s’occupe des recrutements de l’équipe auxquels sont associés tous les membres du Bureau et le Responsable Technique, établit les contrats de travail et en assure le suivi.
  • Il établit les propositions de modification des contrats et les propose à l’assemblée générale.

Suivi de chaque salarié :

  • Il assure le suivi individuel de chaque salarié, organise des réunions avec l’équipe, fait un entretien annuel individuel et en rend compte à l’assemblée générale (fiches d’entretien archivées).
  • Il gère la relation de tous les jours avec l’équipe et pilote la communication équipe-parents. 
  • Il est l’intermédiaire entre les parents et le Responsable Technique pour les questions relatives à la mise en œuvre du Projet Éducatif.

Coordination :
Il pilote et coordonne l’activité des postes « responsable de la gestion des paies » et « Formations/Aides » (voir plus loin).

3.      SECRÉTAIRE

  • Il assiste le Président sur toutes les tâches de gestion générale de l’Association.
  • Secrétariat de l’Association :
  • Il assure le secrétariat des Conseils d’Administration et en établit les compte-rendus. Il tient à cet effet le Registre des réunions où il consigne les débats et décisions. Il établit les Procès Verbaux des décisions de l’assemblée générale.
  • Il établit un plan de classement des documents à archiver et surveille sa bonne tenue
  • Il tient à jour et fait approuver en l’assemblée générale le Descriptif des Rôles de l’Association, document destiné à préciser le rôle de chaque membre dans la gestion de l’Association. Il se fait assister dans ces tâches par d’autres membres de l’Association.
  • Avec l’appui de tous les membres de l’association, il tient à jour le Guide de Gestion, document destiné à rassembler l’ensemble des éléments permettant la gestion opérationnelle de l’Association (à remettre à jour 2 fois par an).
  • Il s’occupe de l’adhésion annuelle à l’assurance de l’ACEPP.

Recrutement parents :

  • Il supervise le processus de recrutement des parents auquel sont associés les membres du Bureau et la Responsable Technique. Il documente les dossiers des parents.
  • Il s’occupe de l’arrivée et du suivi des nouveaux parents. Il met en place – avec la responsable technique – le planning des adaptations, transmet toutes les informations nécessaires aux nouveaux venus, met en place les nouvelles permanences…
  • Il distribue aux nouveaux parents règlement intérieur, projet pédagogique, livret d’accueil, guide de gestion…

4.      TRÉSORIER

  • Il assure la prévision et le suivi des données financières de l’Association : budget prévisionnel, gestion de la trésorerie :
  • Il assure l’établissement et le suivi du budget de fonctionnement.
  • Il procède au paiement des factures.
  • Il gère au jour le jour la trésorerie, en surveille l’équilibre et alerte le Bureau sur toute dérive.
  • Il propose les actions nécessaires pour assurer cet équilibre.
  • Il présente le budget prévisionnel annuel et les comptes annuels en assemblée générale en vue de leur approbation,.

Relations Expert-Comptable, Banque :
Il assure le lien avec l’Expert Comptable et lui fournit l’ensemble des documents nécessaires à sa mission.
Il gère le contrat de l’Expert Comptable.
 Il assure la relation avec la banque,

Support sur les aspects financiers :
Sur demande des autres membres du bureau, il établit ou fait établir les documents comptables nécessaires à la vie de l’association, notamment pour les demandes de subventions, remboursements, contrats de travail, etc.

Coordination :
Il pilote et coordonne l’activité des postes « Subventions » et du domaine « Logistique / Intendance » (voir plus loin).

HORS BUREAU

5.      GESTION DES PAIES

  • Il supervise le tableau de présence prévisionnel de chaque salarié tenu par la Responsable Technique et autorise les absences (congés payés, maladie, mariage…).
  • Il vérifie les justificatifs d’absence et tient à jour le solde de congés payés de chaque salarié. Il envoie les arrêt de travail à l’expert comptable.  
  • Il valide l’état de présence réel mensuel présenté par la Responsable Technique et le transmet à l’Expert-Comptable pour établissement de la paie. À ce titre, il envoie le tableau des présences à la comptable.
  • Il vérifie les fiches de paie, les fait corriger si nécessaire, et les distribue à l’équipe. 
  • Il élabore en liaison avec la Responsable Technique les Règles de fonctionnement de l’équipe, document destiné à préciser les principes qui régissent l’organisation du travail et l’autorisation des absences. 
  • Il rédige les courriers aux différents organismes (URSSAF, CPAM…) en rapport avec l’équipe, le trésorier et l’expert comptable.
  • Il gère les départs du personnel (solde de tout compte…). 
  • Il supervise les visites médicales annuelles de chaque salarié. Les rapports de visite sont remis au vice président et rangés dans le dossier de chaque salarié. 
  • Il fait partie de la commission convention collective.

6.      SUBVENTIONS

Fonction vitale pour assurer la pérennité de la crèche (75% des recettes de celle-ci), elle s’appuie sur le rôle du Trésorier et est donc placée sous son pilotage.
Ce rôle a en charge le suivi des subventions et établit les dossiers de demandes de subventions en relation avec les membres du Bureau. Il assure un suivi régulier de la relation avec les interlocuteurs Mairie (DASES) et CAF sur ce plan.

  • Il assure la programmation des achats d’équipements (électroménager, mobilier, sauf équipements pédagogiques) et des éventuels travaux, en recherche le financement le cas échéant (subventions), obtient l’accord du Conseil d’Administration en préalable à tout achat et procède au suivi de ces achats.
  • Il se rapproche du Secrétaire quand le mode de financement fait appel à des subventions de façon à bénéficier de son expérience des partenaires. 
  • Il fait partie de la commission convention collective.

7.      FORMATIONS / AIDES

Il assure le suivi des formations de l’équipe et des relations nécessaires à celles-ci. En particulier:

  • Il établit, en liaison avec le Bureau et le Responsable Technique, le Plan de formation de l’Association en identifiant les priorités et en proposant les arbitrages nécessaires au fonctionnement serein de la crèche,
  • Il gère les demandes relatives au DIF et aux autres types de formation (Plan de formation, Professionnalisation, VAE entre autres),
  • Il établit les conventions de formation et inscrit les salariés dans les organismes de formation retenus. Il gère leur financement avec l'ACEPP ou Habitat Formation (OPCA).
  • Il gère la relation avec les organismes de formation,
  • Il assure le suivi des formations en relation avec l'ACEPP,
  • Il s’assure du bon fonctionnement du tutorat,
  • Il procède aux demandes de remboursements dans les temps et s’assure avec le Trésorier du recouvrement.
  • Il rend compte au Bureau régulièrement de la situation des formations et de leur financement.
  • Il assure le suivi des contrats aidés par l’Etat ou la Région (emplois tremplin, CA, CAE) en relation avec le vice-président. Il assure la relation avec la direction du travail et l’organisme qui finance ces aides (CNASEA), fait établir les états de présence nécessaires, et réceptionne et fait le suivi des avis de paiement.

8.      COMMUNICATION

  • Il est responsable du courrier de la crèche : à ce titre, il récupère le courrier tous les jours et le redistribue dans les bannettes des destinataires.
  • Il tient à jour le site Internet de la crèche et en assure le suivi et les évolutions.
  • Il envoie par mail toutes les fins de semaines à tous les parents le planning des permanences de la semaine suivante, en prenant en compte les échanges de permanence transmises par mail par les parents.
  • Il tient informé l’ensemble des parents et de l’équipe de toutes nouvelles importantes concernant la vie de la crèche par mail.
  • Il tient à jour la Liste des membres de l’Association et la transmet à tous les parents.  Cette liste est établie en début d’année avec les noms, prénoms, adresses, numéros de téléphone, professions, le rôle et la permanence au sein de l’association ; ces informations peuvent être demandées par mail ou lors de la première réunion de la crèche.
  • Il gère la communication de la crèche avec les différents partenaires en liaison avec le bureau. Il organise et pilote la relation avec les autres crèches de Paris. Il organise les manifestations externes (salons, forums, journée des associations, braderie de la mairie du 15ème) et veille à la représentation de l’association dans les vecteurs pertinents.
  • Il organise les fêtes et réceptions avec le Responsable Technique et les parents (il s’agit essentiellement de la fête de Noël) : la date et l’organisation sont définies avec l’ensemble des parents lors de la réunion de novembre ; il envoie par mail à tous la date et la répartition de la nourriture et boissons à apporter par  chaque couple de parents par exemple.
  • En avril, il réactualise l’affiche indiquant le nombre de places disponibles en crèche pour la rentrée suivante et la distribue à l’ensemble des parents pour diffusion (à la porte de la crèche, à la mairie, dans les quartiers…).
  • Au mois de juin (au moment des départs des grands), il met en place l’organisation des permanences pour l’été (horaire d’été, permanences supplémentaires de la part des parents…). Ce sujet doit être abordé à la réunion de juin (voire mai) afin de prendre en compte les vacances de chacun, le retour des enfants à la crèche ainsi que les dates de départs définitifs pour les grands. Il s’agit ensuite de voir quels sont les parents qui peuvent faire des permanences supplémentaires afin que toutes les permanences soient assurées. Une fois le nouveau planning établi pour le mois de juillet (et fin août), il est envoyé à l’ensemble des parents pour validation. 
  • En liaison avec le Secrétaire et le Responsable Technique, il tient à jour le Livret d’accueil, compilation de l’ensemble des documents nécessaires lors de l’inscription d’un enfant. Il en assure la copie. 
  • Vers le mois de mai, il s’agit de réactualiser les documents existants et d’en faire des copies pour le responsable technique (il faudra au moins une copie pour chaque nouveau couple de parents)

9.      et 10. ACHATS ALIMENTATION & COURSES HEBDOMADAIRES

Deux couples pilotent les achats alimentaires et courses hebdomadaires sur la base des menus et de la liste des courses établis par l’équipe. Ils gèrent donc les achats auprès du :

  • primeur ;
  • boucher ;
  • Monoprix, Picard.

Un document intitulé Protocole Courses sera remis aux couplex concernés.

  • Il assure les commandes et le contrôle des factures des fournisseurs.
  • Il prépare mensuellement la décomposition budgétaire des factures fournisseurs et la remet au Trésorier pour paiement.
  • Il assure par ailleurs les achats alimentaires d’ajustement qui seront remboursés par le trésorier en présentant les factures et en indiquant l’affectation budgétaire.

11. BRICOLAGE, ACHATS MATERIELS, SERVICES EXTERIEURS  

Un couple de parents assure le bricolage (étagères à monter, petites réparations, peinture…), le maintien du matériel (réparations) et contacte les réparateurs et les artisans. L’urgence d’un tel support doit être considérée en fonction de la nature de l’incident (exemple : immédiat pour un sujet touchant la sécurité).

  • Il s’occupe de l’achat de matériel pour la crèche (téléphone, électroménager…) et de l’archivage des garanties et modes d’emploi.
  • Il s’occupe d’achats divers ponctuels à la demande de l’équipe ou des parents (cadeaux pour départs, pharmacie, compléments de courses, développement photos…)
  • Il est remplaçant des parents de courses.
  • Il établit avec l’équipe les besoins et les priorités en terme de ménage hebdomadaire et mensuel. Il est l’interlocuteur de la femme de ménage.
  • Il tient à jour le cahier de ménage.
  • Il organise deux fois par an (fermeture de Noël / vacances d’été) un grand ménage.
  • Il met à jour et affiche chaque mois le tableau des tâches exceptionnelles. 
  • Il assure également le suivi des équipements de la crèche (mobilier, informatique, électroménager) et en tient l’inventaire.
  • Il gère et programme les opérations d’entretien et de maintenance des équipements et matériels de la crèche (contrôle extincteurs et alarme annuel par la société AGPE -Agence Générale Paris Extincteurs-83 rue Michel Ange 75016 Paris au 01 43 53 13 91 et exercice d’évacuation par exemple.

12. GRANDS TRAVAUX

Le couple responsable des grands travaux s'occupe des démarches liées à l'aménagement intérieur de la crèche (demandes de devis...).